Yritystoiminta poikkeustilassa Coronavirusepidemian takia

Globaali Coronavirus pandemia on jotain mitä yhteiskuntamme ei ole hetkeen kokenut ja se tulee todennäköisesti jättämään lähtemättömän jälkensä maailmaamme. Tällaisena epävarmana aikana on tietysti tärkeää, että yrityksinä pidämme yhtä ja pyrimme yhdessä minimoimaan henkilöihin ja talouteen kohdistuvat riskit. Mitä nopeammin reagoimme tähän pandemiaan, sitä tehokkaammin pystymme minimoimaan pitkäaikaisvaikutukset ja myöhemmin palaamaan takaisin normaaliin toimintaan ja asiakastyöhön. 

 

Tärkeintä nyt on tietysti työntekijöiden ja yrittäjien hyvinvointi ja samalla viruksen leviämisen estäminen. Yrityksinä olemme hyvässä asemassa auttamassa ihmisiä pysymään aktiivisina, vaikka työympäristöt ja työn dynamiikka monella ovatkin täysin vaihtuneet. Kansainvälisenä yrityksenä, olemme pohtineet tilannetta paljon ja halusimme jakaa joitakin muutoksia ja resursseja, jotka on otettu käyttöön työntekijöiden ja liiketoiminnan tukemiseksi. Pitääksemme rattaat pyörimässä hankalana aikana. Tilanteesta on vaikea löytää hopeareunuksia, varsinkin pienten yritysten ja niiden joiden luukut ovat tilanteen seurauksena täysin sulku-uhan alla,  mutta toivottavasti voimme tarjota muutaman käyttökelpoisen idean tilanteesta selviämiseen.

Kommunikoi, kommunikoi, kommunikoi!

Kommunikointi ja läpinäkyvyys ovat toki tärkeitä asioita yrityksissä muulloinkin, mutta tällaisena kaikille epävarmana aikana niiden merkitys korostuu edelleen. On tärkeää yrittää pitää kaikki yrityksen sidosryhmät mukana siinä mitä tapahtuu: omistajat, tiimi, asiakkaat, toimittajat ja kuljettajat sekä muut mahdolliset yhteistyökumppanit. Informatiivisella ja rauhallisella kommunikoinnilla voidaan helpottaa yleistä paniikin lievittämistä. Kertomalla, että jotkin toiminnot säilyvät vaikka tilanne onkin erikoinen.

Näiden nopeiden muutosten aikaan olemme varmasti kaikki tunteneet hetkellisesti elävämme pimennossa, joka aiheuttaa vaikeuksia olla tuntematta ahdistusta. Yrityksinä, johtajina ja tiiminvetäjinä, meillä on mahdollisuus minimoida tätä kaikkia koskettavaa tunnemyräkkää ja sen aiheuttamia vahinkoja. Yritämme siis kaikkemme lievittää pelkoja informatiivisen ja varman viestinnän kautta. Varmistaaksemme tämän Smarter Surfacella, ja koska yhtäkkiä meillä on hirmuisesti etätyöntekijöitä, olemme ottaneet käyttöön yhteiset aamuhetket, jossa kaikki päivitetään ajan tasalle siitä mitä on tapahtunut, mitä on odotettavissa ja miten handlaamme tulevat tilanteet. Kuulostaa yksinkertaiselta ja sen ei tarvitse kestää kuin 5-10 minuuttia, mutta samalla tehokas.

Etätyöskentele

Suurin osa niistä, ketkä pystyvät, ovat jo siirtyneet etätyöskentelyyn kotitoimistoon. Ulospäin ainakin näyttää, että useimmilla tämä siirtyminen on tapahtunut lähes kivuttomasti. Jos siis ette ole vielä siirtynyt etätyöskentelyyn, vaikka se olisi mahdollista, siirtymättä jättämiseen ei juurikaan ole puolusteluita. Yritys pystyy jatkamaan toimintaansa ja työntekijät arvostavat toimea, joka laittaa heidän hyvinvointinsa “tiukan bisneksen” edelle. Jos etätyöhön siirtyminen tuntuu vaativan apuj

a, se on pelottava ajatus tai jokin tuntuu epäselvältä niin TTK:n etätyöopas on selkeä ja hyvä apuväline. Oppaassa avataan etätyön hyötyjä ja haasteita sekä hyviä käytäntöjä. Jos taas olet joutunut etätyöhön ja se tuntuu haasteelliselta niin YLE on julkaissut THL:n kehittämispäällikön vinkit.

Tärkeää on yrittää luoda puitteet etätyölle ja hyvälle kommunikaatiolle. Monesti pelätään, ettei etänä tehdä tarpeeksi töitä, mutta tilanne voi olla myös toisinpäin jolloin työntekijällä on painee

t näyttää tekevänsä töitä. Jonkinlainen työnseuranta on siis hyvä olla molempien osapuolien stressin helpottamiseksi, sekä yhteinen viestintäkanava. Pidä huolta, että työntekijäsi pitävät taukoja myös etänä, jotta työkyky ja -tehokkuus säilyvät.

 

Tarkista sisäiset prosessit

 Jotkin yrityksen toiminnot saattavat olla tilanteen takia täysin poissa pelistä. Tämä voi olla hyvä hetki keskittää resurssit hetkellisesti johonkin muualle, johon ei yleensä ole aikaa. Kun työntekijöillä on enemmän kapasitettia, aikaa voi käyttää kehittämällä ratkaisuja ongelmiin ja kehityskohtiin, joita päivittäisissä prosesseissa kohdataan. Tekemällä sijoituksen kehitykseen, pandemian jälkeen yrityksesi on tehokkaampi kuin koskaan. ProofHubilta löytyy “workflown” kehittämiseen hyvä 10. askeleen opas, joskin englanniksi. 

 

Kehitä

Samaan tapaan kuin sisäisissä prosesseissa, myös yrityksen fyysinen olemus tai ohjelmistot saattavat kaivata kehittämistä tai päivittämistä. Ulkoisen häiriötekijät takia, esimerkiksi toimistojen tyhjyys helpottaa toimitilojen päivitystä jos olit sellaisia aikonut tehdä. Jos resurssit riittävät, sisäisten prosessien kehittäminen on hyvä tehdä ennen fyysisten tilojen päivitystä, jotta ne palvelevat sitten suunniteltuja päivittäisiä työtehtäviä mahdollisimman hyvin.

Ajattele muutoksia ja kehitystä 

Tämä erityistilanne on ajanut ison osan yrityksen omistajia täysin selviytymistilaan. Etsimällä muuttumismahdollisuuksia heittelemällä ilmaan villejäkin ideoita, voi saada säilytettyä ainakin osan yritystoiminnasta tänä epävarmanakin aikana. Pieni innovointi on myös virkistävää ja tunne asioiden ratkaisemisesta auttaa jaksamaan nyt kun se jaksaminen saattaa muuten olla kortilla.

innovoinnin tuloksena saattaa syntyä pysyviäkin liiketoimintamalleja. Kannattaa myös kurkata ainakin Business Finlandin ja Finnveran sivut Coronan aikaisista rahoitusmahdollisuuksista. Esimerkkinä Seattlesta kotoisin oleva leipomon omistaja Brendan Greeley kertoo laittaneensa 15 vuokratyöntekijää pois, mutta 53 leipomotyöntekijää ovat silti työssään. Kakkujen ja leivosten sijaan tuotteet on vaihdettu leipään ja ruokaisampiin tuotteisiin ja myymälä sekä pitopalvelua tarjoava puoli on muunnettu tarjoamaan leipomotuotteiden ja ruuan toimituspalvelua, jota varten on tehty uusi verkkokauppa.

 Tämä yksi esimerkki ei varmasti toimi kaikille, mutta oman business-mallin pohtiminen, rahan kulkuväylät, asiakaskohderyhmät sekä yhteistyökumppanit kannattaa laittaa tarkastelun alle. Kysymyksenä on, mitä tarvitaan juuri nyt? Ihmiset ovat jumissa kotonaan tai pienellä alueella, joten pystyykö yrityksesi jotenkin muovautumaan näihin uusiin tarpeisiin ja parantamaan jumissa olevien ihmisten tilannetta? 

Tee yhteistyötä

Muina aikoina epätodennäköinen yhteistyökumppanuus saattaa nyt tuoda paljon uusia asiakkaita ja markkinoita. Muutenkin meidän suomen yritysverkoston tiiviys ja yhteishenki on tärkeämpää nyt kuin koskaan. Jaa omia kokemuksiasi ja yritetään tukea toinen toistamme jaksamaan. Yksi tapa on liittyä uuteen yrittäjien Mentorointiverkosto Linjaan, joka on pystytetty nyt Coronaviruksen aikaan. “Linjan tavoite on kerätä eri alojen yrittäjiä eri kokemuspohjalla tarjoamaan lyhyitä sessioita vertaistukea tai ajatusapua tarvitsevan yrittäjän kanssa.”

Varaudu normitilanteen palautumiseen

Ajatuksemme tuntuvat jotenkin jakaantuneen kahtia. Toisaalta pitää tehdä nopeita muutoksia, jotta mahdollistetaan etätyö ja sopeudutaan uuteen tilanteeseen, mutta toisaalta pitää varautua myös häämöttävään takaisinpaluuseen. Haluamme valmistautua jo nyt takaisin toimistolle paluuseen, ja sen hyvään organistointiin. Vaikka muutokset ovat suuria, myös henkilöstölle on hyvä kertoa, että teemme kaikkemme, jotta myöhemmin palautamme normitilan. Töiden tekeminen varsinaisella työpaikalla todennäköisesti kuitenkin jatkuu normina meistä suurimmalle osalle.

Tue terveyttä ja hyvinvointia

Kun niin monien ihmisten toiminnat ovat kiinni yrittäjissä, johtajissa ja tiimivetäjissä, voi olla hankalaa selvitä extrapaineen ja yhtäkkisen stressiaallon kanssa omien pelkojensa lisäksi. Näin kova henkinen paine voi vaikuttaa nopeasti sekä henkiseen, että fyysiseen terveydentilaan. Tarvitsemme kaikki ehkä joka pieniä harhauttavia toimia, joiden avulla puskemme päiviämme eteenpäin ja saamme ajatuksille muuta tekemistä kuin murehtimisen. Alla lista meille hyviksi osoittautuneista tavoista:

  • Älä lue liikaa uutisia – osa tiimimme jäsenistä ovat poistaneet uutissovellukset puhelimistaan ja läppäreistään, jotta tavaomainen uutisten vilkuilu jäisi pois.
  • Urheile – vaikka iso osa liikuntakeskuksista on suljettuna, onneksi meillä Suomessa on hyvät mahdollisuudet käydä kävelyllä, juoksemassa, pyöräilemässä, kiipeilemässä ja kohta voi mennä jo rullaluistimillakin! Moni liikuntaa tarjoava yritys on myös siirtynyt etätunteihin, joten todennäköisesti kotona voi nyt tehdä myös lempijumppiasi, jotka ovat muuten tauolla.
  • Rentoudu – Jooga ja meditaatio auttavat saamaan pään tyhjäksi ja miten hyvältä se tuntuukaan! Myös jonkin hauskan kirjan lukeminen tai kuunteleminen auttaa ja parantaa myös unen laatua. Iltanetflix ja -uutiset ovat vaihtuneet perinteiseen kirjaan.
  • Pelaile lautapelejä ja korttia – eristysaika voi olla parhaimmillaan kuin mökkeilyä. Kotona paikallaan tehdyn työpäivän jälkeen ruudun tuijottaminen ei jotenkin tunnu yhtä mukavalta kuin normaalin työpäivän jälkeen. Pelailu ja hauskanpito perheen kanssa on aktiivista
  • Pysy yhteydessä ystäviin – yhteydenpito ei enää nykyään vaadi vain fyysistä kontaktia vaan esimerkiksi puhelimen kameran kanssa voidaan järjestää hyvätkin lautapelisessiot kavereiden kanssa. Etäyhteys luo oman hauskuutensa.

Pysy positiivisena

Vaikka tilanne on vaikea ja negatiisiveen tunnekierteeseen on helppo juuttua, olisi kuitenkin tärkeää yrittää pysyä positiivisena ja työskennellä yhdessä samaan maaliin, joka on erikoistilanteesta yli selviäminen ja jopa siitä kehittyminen.  Pysytään siis yhdessä ja tuetaan toinen toisiamme. Niin työntekijöitä kuin yrityksiäkin.

Artikkeli päättyy. Siirry edelliseen tai seuraavaan postaukseen klikkaamalla alta!